第十一章 在会议上推销自己

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成功会议的要素

　　为什么会议的场景要与其他的讲话场景不同呢？它与其他场景并没有什么不同。在会上，一个人讲话，其他人听着。会议失败有上百条理由，但是取得成功只有一个原因--完成了某种具体的事项，开会的每个人都了解了这个事项并因此而高兴地离开会场。通常，在会场前方的人，即主持会议的人、主讲者，对结果负主要责任。

　　在会议上讲话的技巧

　　只有言词是不能使会议取得成功的。无论你是主持人、主讲者还是与会者，有技巧、有号召力的讲话能使会议取得成功。你展示你自己和你的想法的方式、你与人交流的方式能给会议带来截然不同的效果：只是为了开完会，或是为了使会议达到你所希望的结果。你一定知道我在这里所说的不同效果的意思。我们很遗憾地发现。自己不得不参加许多会议，而其中只有少数真正让我们兴奋。让我们感到实现了某个具体事项的会议，通常有一位有趣、杰出而又精力充沛的主持人。他使人着迷。他在个人、智力和情感方面打动了我们。这个人天生如此吗？有些特殊天才吗？也许是吧，但这种可能性不大。许多有经验的交流者通过努力提高说话技巧，达到了这种效果。

　　除了说话技巧之外，我们也可能需要有会议技巧。不仅如此，还必须有会议技巧。当今的工作环境使我们越来越多地面临在同事面前开口说话的情况。我们做报告、部署会议、发号施令、对人作介绍。我们参加会议、研讨会和小型讨论会。在这些场面里，我们要做积极的参与者--讲出自己的意见。

　　期望成功

　　事实上，听众不会在意你认为是身体缺陷的地方。你是怎样的，他们就那样接受你。是的，你应该看到你最好的一面。当然，你的穿着应该干净朴素。你的同事不会在乎你的体重、头发、鼻子或牙齿。如果他们认识你，知道你长得怎样，不用掩饰缺陷，他们已经习惯那样看你了。如果他们不认识你，就会快速扫过你的脸庞，然后就不再注意了，除非你让他们感到厌烦。

　　换而言之，自我意识是自我中心式的能量浪费。与会者关心的是你的表现，这才是你的兴趣和精力应该注意的地方。至于在任何讲话的场合中，听众在一开始就会认为你是无过失的。会议主持人就应该像个主持人。被邀请发言的人必须有能与人分享的东西。汇报者要清楚地汇报项目。不仅如此，大家希望主持人工作有效率，发言人能提高与会者的兴趣、提供大量的信息，指导者拥有丰富的知识。

　　令人高兴的事情。

　　对讲话者有一定的信任感。这种现象是你的巨大财富。人们理所当然地认为你知道自己要讲的事情。如果他们改变了态度，就说明你的行为证明他们想错了。相反，如果你的表现多少如他们期望的那样，你就增强了他们的期望，使他们进一步接受你。就是说，你要走出自我，投入到发言人的角色中，获取大家的支持和鼓励。否则，你会自动失去他们的支持。请注意，这些态度不是由于你是谁而造成的，而是由自我利益导致的。人们不想浪费时间，或者不愿感到厌烦。与会者自己希望会议进行顺利。这就是对你的支持。你尽可以自信这一点。

　　忘记你自己

　　另一方面，如果你沉浸于自我而不是注意大家和事情本身，你很快就会觉得积极的感受转变成了某种消极的力量，这种力量使你冒冷汗、失去知觉。所以，忘记你自己。把精力集中到你的角色上。记住：交流就是分享想法，是爱的一种脑力行为。如果你把注意力集中在自己身上，就不能把自己完全交给听众。

　　许多人不愿意扮演角色。我们不想被人看成是演员。如果我们是这样，听众就会认为我们虚伪。同时我们害怕随后自动遗弃了真正的自我。这两种想法都是错误的。每一次成功的公众表现的基本原因在于交流者的一些能力，他能，至少能部分地忘记自己和假想的缺点，把注意力集中在事情本身、他在其中的角色和他向之传递信息的听众身上。这是所有成功交流的明显特征。记住这一点，你就会成功。担心头发理得不顺，你就会充满了失败的恐惧感。

　　大家希望什么

　　一场好的演说的特点包括：

　　可靠的信息。

　　可靠的数据。

　　合理的结构。

　　平实的语言。

　　精辟的结论和建议。

　　与大家经历有关的例子。

　　方向清楚，目的明确。

　　给大家机会提问、讨论刚谈到的问题。

　　使大家得到对自己有价值的东西。

　　技巧和风格。

　　展示自己和想法的方式与你所要讲的内容同样重要。你说话的方式、走动的方式、做事的方式、反应的方式以及你理解大家的方式，都会导致会议的成功或失败。在相对正式的场合，你和你的听众之间通常有一段距离。在开会时，这段距离缩短了不少，从你步入房间到你走出屋子，情况一直如此。

确保会议成功进行的方法

　准时开始。延迟开会是对准时到达者的不公。准备好欢迎大家如果由于人数众多而无法在门口向每个人致谢，那就一定准备用热情、友善、真诚的态度欢迎大家的到来。

　　表明会议目标。即使大家有了打印出来的详细议程表，也要简要地概述会议要点。

　　让每个人都参与。鼓励大家参与进来。即使在大型会议上，也可通过要求与会者填写

调查表的方式做到这一点。

　　提出最重要的问题。要求保持沉默的人回答，但不要为难他们。回避说话专横的人的问题。

　　将议程表中的各个事项联系在一起。每个主题之间都要有一定关联。不时做一下总结。

　　亮出试探性的结论或协议。

　　与听众交流，看看大家的意见。小心非语言的信号。如果你不同意、非常赞同、感到厌倦、有所怀疑，或者反对，则你需要做出评论、说出来。

　　不偏不倚。你是仲裁人，是交通警察。引导大家实现你的预期目标，但不要企图强行规定会议的结果。

　　跟上会议进程，明确主题。只要不是没礼貌，要避免跑题，避免涉及不相关的题目即可。

　　对每一个与会成员和他们的发言表示出你真诚的尊重。建立了这种联系之后，他们就会容忍并支持你对跑题和其他障碍的努力控制，与你一起而不是反对你取得预期目标。

　　按时散会。早点儿结束更好。

　　增加的几点

　　强迫你自己去倾听。

　　全神贯注。

　　集中注意力。

　　不要猜测将要发生的事。

　　不要急着补充说完别人的话--不管他们说得(或故意说得)有多慢。提问。

　　确保你理解刚才说的话，确定大家理解你说的话。如果你坦率而诚实，把所有交流规则和交流技巧都付诸实践，那么你就能够激励在座的其他人也这样做。作为会议的领导，或者作为应该讲话的与会者，请记住，你是火花塞，要保证发动机正常运行，保证会议朝着预定目标按正常方向进行。