【采购管理】中国经济管理大学《采购管理学》授课讲义《采购计划与预算管理》

采购计划与预算管理

学习目标

●了解采购商品的分类及规格说明。

●了解采购计划与预算的基本概念，熟悉编制采购计划的主要环节。

●掌握确定采购数量的计算与订购方法。

●熟悉影响采购计划的主要因素和编制采购预算的原则。

●掌握采购预算编制的方法和流程。

知识点

采购计划与预算的概念；编制采购计划的主要环节；采购预算的原则、流程；影响采购计划的主要因素

【案例导入】

国家铁路公司购买新型客车

1992年，一个欧洲国家的许多报纸上都登载了下面的故事。它披露了有关国家铁路公司购买新型客车所带来的问题，而国家铁路公司正因为所购买的双层客车比铁路能够容纳的宽度多出30厘米而受到重大经济损失。新型客车在全国至少16个地点不能够会车，这些地段（主要是弯道）的轨道之间的距离至少需要拓宽16厘米，铁路公司也不得不被迫更换或移动全国范围内更多地方的高架线、信号灯、指示牌、站台顶棚和瓦盖。所涉及的不可预见的支出估计至少达5 700万美元。

这些问题是由于在新型客车的采购时更注重客车能够多装乘客（一列火车上有更多的乘客意味着更多收入），因此在客车的设计中在宽度上设有五个座位（而不是通常的四个），从而导致列车宽了30厘米。从这里不难看出，采购计划与预算对于生产生活的重要性是不容忽视的。

2.1　采购商品的分类及规格说明

2.1.1 采购商品的分类

1）Kraljic采购物品分类模块

采购商品分类是采购工作专业化实施的基础。1983年Kraljic提出了采购物品分类模块，为该工作的开展提供了一套普遍被人接受的方法。它主要基于两个因素：一是采购物品对本公司的重要性，主要指该采购物品对公司的生产、质量、供应、成本及产品等影响的大小；二是供应风险，主要指短期、长期供应保障能力，供应商的数量，供应竞争激烈程度，自制可能性大小等。依据不同采购物品的重要性及供应风险，可将它们分为战略采购品、瓶颈采购品、集中采购品及正常采购品。

①战略采购品指价值比例高、产品要求高，同时又只能依靠个别供应商或者供应难以确保的物品。原料是许多公司采购总量中的重要组成部分，原料的采购通常涉及大量的资金。另外，它们部分地决定了成品的成本价格，因此通常被标记为战略产品。比如汽车厂需要采购的发动机和变速器，电视机厂需要采购的彩色显像管及计算机厂商需要采购的微处理器等。

②瓶颈采购品指的是价值比例虽不算高，但供应保障不力的物品。如油漆厂用的色粉，食品行业用的维生素等。

③集中采购品是指那些价值比例较高，但很容易从不同的供应商所采购的物品。主要包括化工、钢铁、包装等原材料或标准产品等。

④正常采购品则包括诸如办公用品、维修备件、标准件及其他价值低、有大量供应商的商品。正常采购品占到了产品的80%；同时，它们占到了采购金额的20%，并且作为前述特征的结果，采购者的80%的工作与这些用品有关。正常采购品的采购具有产品类别众多、高度专一性、多数用品的消耗率不高且没有规则，以及使用者对用品的选择能够施加相当大的影响等特点。

由于数量仅占20%的战略物品与集中采购物品占据了采购价值的80%，它们的采购成本控制与降低对公司的整体成本就显得十分重要。因此，把不同时期或不同单位的同类产品集中起来进行统一，大量采购将会取得显著的降价效果。

2）零售商品分类介绍

（1）国内零售商品分类

对品种繁多的商品进行分类，是超市科学化、规范化管理的需要，它有利于将商品分门别类进行采购、配送、销售、库存、核算，提高管理效率和经济效益。商品分类一般采用综合分类标准，将所有商品划分成大分类、中分类、小分类和单品四个层次，目的是为了便于管理，提高管理效率。需要说明的是，商品分类并没有统一固定的标准，各超市公司可根据市场和自身的实际情况对商品进行分类。但商品分类应该以方便顾客购物、方便商品组合、体现企业特点为目的。

①大分类。大分类是超级市场最粗线条的分类。大分类的主要标准是生产来源、方式、处理保存方式等商品特征，如畜产、水产、果菜、日配加工食品、一般食品、日用杂货、日用百货、家用电器等。为了便于管理，超级市场的大分类一般以不超过30个为宜。

②中分类。它着重于功能、用途、制造方式、方法、产地等区分。各中分类间属关联性分类，商品关联性不强，但陈列配置上最容易被使用，也是经营分析上之重点分析方向。其分类标准主要有：按商品功能与用途划分，如日配品这个大分类中，可分出牛奶、豆制品、冰品、冷冻食品等中分类；按商品制造方法划分，如畜产品这个大分类中，可细分出熟肉制品的中分类，包括咸肉、熏肉、火腿、香肠等；按商品产地划分，如水果蔬菜这个大分类中，可细分出国产水果与进口水果的中分类。

③小分类。它是单品管理前最小单位、最细的分类管理单位，是控制单品数量的前哨站，但一般在管理上很少有商家使用，因易造成混淆且繁杂，令人有不切实际之感。主要分类标准有：按功能用途划分，如“畜产”大分类中，“猪肉”中分类下，可进一步细分出“排骨”“里脊肉”等小分类。按规格包装划分，如“一般食品”大分类中，“饮料”中分类下，可进一步细分出“听装饮料”“瓶装饮料”“盒装饮料”等小分类。按商品成分分类，如“日用百货”大分类中，“鞋”中分类下，可进一步细分出“皮鞋”“人造革鞋”“布鞋”“塑料鞋”等小分类。按商品口味划分，如“糖果饼干”大分类中，“饼干”中分类下，可进一步细分出“甜味饼干”“咸味饼干”“奶油饼干”“果味饼干”等小分类。

④单品。单品是商品分类中不能进一步细分的、完整独立的商品品项，如“355 mL听装可口可乐”“1.25 L瓶装可口可乐”“2 L瓶装可口可乐”等单品。

（2）NRF商品分类方案

美国全国零售联合会（NRF）制订了一个标准的商品分类方案，该方案详细界定了各类商品的范围以及它们的组合方式。目前，美国许多大型百货商店和低价竞争的折扣商店都采用了这一分类方法。

在NRF的商品分类方案中，最大的商品分类等级是商品组。商品组是指经营商品的大类，类似国内的商品大分类，如一个百货商店可能会经营服装、家电、食品、日用品、体育用品、文化用品等。一个商品组管理下面的几个商品部，通常在国外的零售商中，该职位被称为商品副总裁或商品副总经理。

商品分类的第二级是商品部。商品部一般都是将某一大类商品按细分的消费市场进行再一次的分类，如服装类商品，可分为女装、男装、童装等。

商品分类的第三级是商品类别（品种）。这是根据商品用途或细分市场顾客群，而进一步划分的商品分类，在大型零售商，一般每一类商品由一位采购员负责管理。

同类商品是商品分类中商品类别的下一级。一般来说，同类商品是指顾客认为可以相互替代的一组商品。例如，顾客可以把一台某一型号的彩电换成一台另一型号其他品牌的彩电，但不会把一台彩电换成一台冰箱。

存货单位是存货控制的最小单位。当指出某个存货单位时，营业员和管理者不会将其与任何其他商品相混淆，它是根据商品的尺寸、颜色、规格、价格、式样等来区分的，我们称之为单品。

2.1.2 采购商品的规格

1）规格的含义

规格是对采购的物品或者劳务的要求条件所作的精确说明，是生产制造和服务作业内容的标准以及交货验收的依据。

对于一般工业产品，规格指产品的物理形状，一般包括体积、长度、形状、质量等。在标准化生产的今天，产品的规格是很严格的。通常一种产品采用一种规格衡量标准，主要是为了区分类似产品。比如钢筋，通常用直径的大小来区分，买房子通常用面积来计算，买饮料有大瓶装和小瓶装就是因为二者的容量不同。由于规格的衡量标准不同，因此规格的表达方式不同，主要由数字和单位两个部分组成，比如一听易拉罐可乐的规格通常是355 mL，即使衡量标准相同，表达方式也可能不一样。比如一块土地，如果是方形，通常要写成长乘以宽的形式以表达其大体形状，如果是圆形，则需要表达为直径或半径的形式。也就是说，面积的表达通常以间接的形式表达。还有体积，如你会发现，家里买电视机的盒子上表明了×× mm×××mm×××mm的形式，就是表明盒子的长、宽、高。

对于服务行业来说，规格一般指服务的效率、品次数、地点、方式、技术资料文件及训练、计算机软件及技术顾问的咨询服务及其权利义务等。

2）采购规格的类型和采用方法

采购规格包括主要规格和次要规格。主要规格力求清晰明确，次要规格应具有弹性。

（1）主要规格

主要规格即采购物品的主要功能，通常用样品或文件表示。如果说明不够明确，或设定过于简单，不但会失去设定品质标准的意义，而且供货商也会失去其制造的依据，日后交货检验就容易产生买卖双方纠纷。

（2）次要规格

次要规格即采购物品的次要功能，通常用样品或文件表示。设定次要规格时须避免不必要的限制，否则形同限定厂商，一般厂商无法供应。

（3）规格采用的方法

规格恰当与否是采购成败的关键因素之一，制订规格并不容易，因此可以参考国内外现行市场上一些常用的规格，再制订采购规格，其采用的顺序如下：

①我国采购规格的选用顺序。凡有国际标准可用者，原则上不应使用其他规格采购。如无国际标准可用时，则可考虑使用国内各产业协会或工会、委员会所制定的标准。

②国外采购规格的选用顺序。凡有国际通用规格可采用者，原则上不应使用其他规格采购。如无国际通用规格可用时，可以使用其他国家规格中有通用性者。

（4）补助规格的使用及限制

①厂商设计规格。若买方无法制订规格时，可考虑由国内具有一定工业水准及检验能力的厂商代为设计规格，厂商已设计完成的规格，应先经过专业人员检验后才能使用。

②以产品功能采购。采购时如规格可供采购，可先以产品功能作为采购品的要求条件，要求厂商先行提供规格，经选定可用的规格后，再同厂商进行询价、比价，并以议价决标签约。经选定的厂商规格，决标签约交货情形良好者，可列为日后采购的参考。

③蓝图、照片、说明书。这些仅能作为规格的补助资料，不能单独作为采购的唯一依据。当决定品质标准与规格后，应该予以书面化，以“规格说明书”或“规格规范手册”表示，同时可作为买卖双方签订契约的依据。

2.2　采购计划

2.2.1 采购计划的概念及分类

1）采购计划的概念

计划，在管理学中具有双重含义：其一是计划工作，是指根据对组织外部环境与内部条件的分析，提出在未来一定时期内要达到的组织目标以及实现目标的方案途径。其二是计划形式，是指用文字和指标等形式所表述的组织以及组织内不同部门和不同成员，在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理事件。

采购计划，指企业管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所作的预见性安排和部署。它包括两部分内容：一是采购计划的制订；二是采购订单的制订。这两部分内容需要综合平衡，以保证物料的正常供应，并降低库存和成本。

2）采购计划的分类

采购计划有广义和狭义之分，广义的采购计划是指为保证供应各项生产经营活动的物料需要量而编制的各种采购计划的总称。狭义的采购计划是指年度采购计划，即对企业年度内生产经营活动所需采购的数量和时间等所作的安排和部署。采购计划是生产计划的一部分，也是企业年度计划与目标的组成部分。

采购计划可以从不同角度进行分类：

①按计划期的长短分，可以把采购计划分为年度物料采购计划、季度物料采购计划、月度物料采购计划等。

②按物料的使用方向分，可以把采购计划分为生产产品用物料采购计划、维修用物料采购计划、基本建设用物料采购计划、技术改造措施用物料采购计划、科研用物料采购计划、企业管理用物料采购计划。

③按物品的自然属性分类，可以把采购计划分为金属物料采购计划、机电产品物料采购计划、非金属物料采购计划等。

④按采购计划程序分类，可分为采购认证计划和采购订单计划。

⑤按采购层次分类，可分为战略采购计划、业务采购计划和部门采购计划等。

2.2.2 采购计划的作用

编制采购计划是企业整个采购工作的第一步，采购计划是为维持企业正常的经营活动，在某一时期内，确定应在何时购入何种物料的估计作业。采购计划对企业的生产经营具有重要的作用。采购计划可以有效地规避风险，减少损失，为企业组织采购提供依据，有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。

企业的采购计划要发挥作用，以达到如下的目的：

①预计采购物料所需的时间和数量，防止供应中断及影响正常产销活动的进行。

②避免物料储存过多，积压资金以及占用存储空间。

③配合企业资金调度与行销活动的需要。

④使采购部门事先准备，选择有利时机以及方式购入物料。

⑤确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。

⑥确保生产用料的及时供应或存货准备，以满足产销需求。

2.2.3 编制采购计划所需要的基础资料

1）销售计划

销售计划是指企业根据历史销售记录和已有的销售合同，综合考虑企业的发展和现实的市场情况制订的针对部门、人员的关于任何时间范围的销售指标（数量或金额），企业以此为龙头来指导相应的生产作业计划、采购计划、资金筹措计划以及相应的其他计划安排和实施。

2）生产计划

生产计划是关于企业生产运作系统总体方面的计划，是企业在计划期应达到的产品品种、质量、产量和产值等生产任务的计划和对产品生产进度的安排。它是以销售计划为主要依据，加上企业管理人员的定量分析和判断编制的。生产计划是确定企业在计划期内生产产品的实际数量及其具体分布情况，如表2-1所示。它反映的并非某几个生产岗位或某一条生产线的生产活动，也并非产品生产的细节问题以及一些具体的机器设备、人力和其他生产资源的使用安排问题，而是指导企业计划期生产活动的纲领性方案。

生产计划依据销售数量，加上预期的期末库存减去起初存货量拟定，其公式为：

预计生产量=预计销售量+预计期末存货量-预计起初存货量

生产计划是采购计划、产能需求计划和其他相关计划的制订依据。企业各部门应积极参加生产计划的制订，提供各种物料的资源情况，以便企业领导和计划部门制订生产计划时作为参考。

表2-1　2010年度生产计划　　单位：件

3）物料需用清单

生产计划只列出产品的数量，无法直接知道某一产品需要使用具体物料的名称以及数量，因此必须借助物料需用清单。物料需用清单（Bill of Materials，简称BOM）是描述企业产品组成的技术文件。在加工资本式行业，它表明了产品的总装件、分装件、组件、部件、零件、原材料之间的结构关系以及所需的数量。在化工、制药和食品行业产品组成方面它则是对主要原料、中间体、辅助材料及其配方和所需数量的说明。BOM是将用图表示的产品组成改用数据表格的形式表示出来，它是MRPⅡ系统中计算MRP过程中的重要控制文件。

4）存量管理卡

若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量；若材料有库存，则材料采购数量也不一定要等于根据用料清单所计算的材料需用量。因此，必须建立物料的存量管理卡，以表明某一物料目前的库存状况。再根据用料需求数量，并考虑购料的作业时间和安全存量标准，算出正确的采购数量，然后才开出请购单，进行采购活动。目前，很多企业采用计算机管理库存物料，对物料运用条形码编码，这样能够很快地掌握物料库存的动态，为制订采购计划提供物料库存情况。

2.2.4 采购数量的计算与订购方法

综合前述，销售计划、生产计划、物料需用清单以及存量管理卡为决定采购数量的主要依据；因此，本期应购数量=本期生产所需用材料数量+本期预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库存量。采购数量只表示某一种物料在某一时期应该订购的总量，具体的方法主要有定期订购法和定量订购法。一般而言，最常使用的方法为经济订购批量（Economic Ordering Quantity，简称EOQ）。

1）定期订购法

进口的物料以及少数价值很高的国内采购物料，可以选择每季、每月或每周订购一次等定期的方式进行采购，这种方法被称为定期订购法。在使用定期订购法时，必须对物料未来的需求数量作正确的预估，以避免存货过多，造成存货资金积压。

2）定量订购法

对于价格低廉、临时性需求及直接生产的物料，比较适合采用定量订购法，即按照订购点来决定采购的时机。

例如，复仓制的采购计划，即将此类物料首次入库时分为两部分，当其中一部分使用完毕时，必须先开出请购单，才准许使用剩下的另一部分物料，反复交替进行。此类物料数量的管制，通常由仓库人员负责。

3）经济订购批量

经济订货批量指通过平衡采购进货成本和保管仓储成本核算，以实现总库存成本最低的最佳订货量。经济订货批量是固定订货批量模型的一种，可以用来确定企业一次订货（外购或自制）的数量。当企业按照经济订货批量来订货时，可实现订货成本和储存成本之和最小化。购进库存商品的经济订货批量，是指能够使一定时期购、存库存商品的相关总成本最低的每批订货数量。企业购、存库存商品的相关总成本包括购买成本、相关订货费用和相关储存成本之和。

经济订货批量是目前大多数企业最常采用的货物定购方式。该模型适用于整批间隔进货、不允许缺货的存储问题，其公式如下：

式中，D为某段时间的需求量；S为每次订购成本及费用；I为单位储存成本占商品成本的百分比；C为商品（原物料）的单位成本。

【例2-1】 某公司的年需求量为2 400单位，每次订购费用为400元，每月每单位的储存成本为10%，物料的单位成本为10元，求经济订货批量。

由于储存成本按月计算，因此每月平均需求量为200个单位（2 400÷12= 200），因此：

所以，该公司的经济订货批量为400单位／次。

经济订货批量是存货维持与订货处理相结合使成本最低的补给订货批量，这种批量的确定，是假设全年的需求和成本相对较稳定，既然是根据单一产品进行计算，那么基本公式形成中不考虑产品联合订货的影响。计算经济订货批量最有效的方法是数学方法，虽然模型可以确定最佳的补给数量，但它需要某些相当严格的假设才能直接应用。

在简单的EOQ模型中需要作出的主要假设有：①已知全部需求的满足数；②已知连续不变的需求速率；③已知不变的补给完成周期时间；④与订货数量和时间保持独立的产品的价格不变（即购买数量或运输价格不存在折扣）；⑤不限制计划制订范围；⑥多种存货项目之间不存在交互作用；⑦没有在途存货；⑧不限制可得资本等。

2.2.5 采购计划的主要环节

目前公认的采购计划的主要环节有准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。下面分别详细阐述这8个环节。

1）准备认证计划

准备认证计划是采购计划的第一步，也是非常重要的一步。关于准备认证计划可以从以下4个方面进行详细的阐述。

（1）接收开发批量需求

开发批量需求是能够启动整个供应程序流动的牵引项，要想制订比较准确的认证计划，首先要做的就是非常熟悉开发需求计划。目前开发批量需求通常有两种情形：一种是在以前或者是目前的采购环境中就能够挖掘到的物料供应，例如，若是以前所接触的供应商的供应范围比较大，就可以从这些供应商的供应范围中找到企业需要的批量物料需求；另一种情形就是企业需要采购的是新物料，在原来形成的采购环境中不能提供，需要企业的采购部门寻找新物料的供应商。

（2）接收余量需求

随着企业规模的扩大，市场需求也会变得越来越大，旧的采购环境容量不足以支持企业的物料需求；或者是因为采购环境有了下降的趋势从而导致物料的采购环境容量逐渐缩小，这样就无法满足采购的需求。以上这两种情况都会产生余量需求，这就产生了对采购环境进行扩容的要求。采购环境容量的信息一般是由认证人员和订单人员来提供。

（3）准备认证环境资料

通常来讲，采购环境的内容包括认证环境和订单环境两个部分。有些供应商的认证容量比较大，但是其订单容量比较小；有些供应商的情况恰恰相反，其认证容量比较小，但是订单容量比较大。产生这些情况的原因是认证过程本身是对供应商样件的小批量试制过程，这个过程需要强有力的技术力量支持，有时甚至需要与供应商一起开发；但是订单过程是供应商规模化的生产过程，其突出表现就是自动化机器流水作业及稳定的生产，技术工艺已经固化在生产流程之中，所以订单容量的技术支持难度比起认证容量的技术支持难度要小得多。因此，可以看出认证容量和订单容量是两个完全不同的概念，企业对认证环境进行分析时一定要分清这两个概念。

（4）制订认证计划说明书

制订认证计划说明书也就是把认证计划所需要的材料准备好，主要内容包括认证计划说明书（物料项目名称、需求数量、认证周期等），同时附有开发需求计划、余量需求计划、认证环境资料等。

2）评估认证需求

评估认证需求是采购计划的第二个步骤，它主要包括3个方面的内容：分析开发批量需求、分析余量需求、确定认证需求。

（1）分析开发批量需求

要做好开发批量需求的分析不仅需要分析量上的需求，而且要掌握物料的技术特征等信息。开发批量需求的样式是各种各样的，按照需求的环节可以分为研发物料开发认证需求和生产批量物料认证需求；按照采购环境可以分为环境内物料需求和环境外物料需求；按照供应情况可以分为可直接供应物料和需要定做物料；按照国界可分为国内供应物料和国外供应物料等。对于如此复杂的情况，计划人员应该对开发物料需求作详细的分析，有必要时还应该与开发人员、认证人员一起研究开发物料的技术特征，按照已有的采购环境及认证计划经验进行分类。从以上可以看出，认证计划人员需要兼备计划知识、开发知识、认证知识等，要具有从战略高度分析问题的能力。

（2）分析余量需求

分析余量需求要求首先对余量需求进行分类，前面已经说明了余量认证的产生来源：一种情况是市场销售需求的扩大；另一种情况是采购环境订单容量的萎缩。这两种情况都导致了目前采购环境的订单容量难以满足用户的需求，因此需要增加采购环境容量。对于因市场需求原因造成的，可以通过市场及生产需求计划得到各种物料的需求量及时间；对于因供应商萎缩造成的，可以通过分析现实采购环境的总体订单容量与原订容量之间的差别，这两种情况的余量相加即可得到总的需求容量。

（3）确定认证需求

要确定认证需求可以根据开发批量需求及余量需求的分析结果来确定。认证需求是指通过认证手段，获得具有一定订单容量的采购环境。

3）计算认证容量

计算认证容量是采购计划的第三个步骤，它主要包括4个方面的内容：分析项目认证资料、计算总体认证容量、计算承接认证量、确定剩余认证容量。

（1）分析项目认证资料

分析项目认证资料是计划人员的一项重要事务，不同的认证项目其过程及周期也是千差万别的。机械、电子、软件、设备、生活日用品等物料项目，它们的加工过程各种各样，非常复杂。作为从事某行业的实体来说，需要认证的物料项目可能是上千种物料中的某几种，熟练分析几种物料的认证资料是可能的，但是对于规模比较大的企业，分析上千种甚至上万种物料其难度则要大得多。

（2）计算总体认证容量

在采购环境中，供应商订单容量与认证容量是两个不同的概念，有时可以互相借用，但绝不是等同的。一般在认证供应商时，要求供应商提供一定的资源用于支持认证操作，或者一些供应商只做认证项目。总之，在供应商认证合同中，应说明认证容量与订单容量的比例，防止供应商只做批量订单，而不愿意做样件认证。计算采购环境的总体认证容量的方法是把采购环境中所有供应商的认证容量叠加即可，但对有些供应商的认证容量则需要加以适当的系数。

（3）计算承接认证量

供应商的承接认证量等于当前供应商正在履行认证的合同量。一般认为认证容量的计算是一个相当复杂的过程，各种各样的物料项目的认证周期也是不一样的，一般要求计算某一时间段的承接认证量。最恰当、最及时的处理方法就是借助电子信息系统，模拟显示供应商已承接的认证量，以便认证计划决策使用。

（4）确定剩余认证容量

某一物料所有供应商群体的剩余认证容量的总和，称为该物料的“认证容量”，可以用下面的公式简单地进行说明。

物料认证容量=物料供应商群体总体认证容量-承接认证量

这种计算过程也可以被电子化，一般MRP系统不支持这种算法，因而可以单独创建系统。认证容量是一个近似值，仅作为参考，认证计划人员对此不可过高估计，但它能指导认证过程的操作。

采购环境中的认证容量不仅是采购环境的指标，而且也是企业不断创新，维持持续发展的动力源。源源不断的新产品问世是基于认证容量价值的体现，也由此能生产出各种各样的产品新部件。

4）制订认证计划

制订认证计划是采购计划的第四个步骤，它主要包括4个方面的内容。

（1）把需求与容量进行对比

如果企业物料采购认证需求小于供应商认证容量，则没有必要进行综合平衡，直接按照物料认证需求制订认证计划，组织物料采购就可以了；如果企业物料认证需求大大超出供应商认证容量，就要进行认证综合平衡。对于剩余认证需求需要制订采购环境外的认证计划，寻求新的采购环境和新的供应商。

（2）综合平衡，调节余缺

综合平衡就是指从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物料生命周期等要素，判断认证需求的可行性，通过调节认证计划来尽可能地满足认证需求，并计算认证容量不能满足的剩余认证需求，这部分剩余认证需求需要到企业采购环境之外的社会供应群体之中寻找容量。

（3）确定余量认证计划

确定余量认证计划是指对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，与之一起确认采购环境之外的供应商认证计划。采购环境之外的社会供应群体如果没有与企业签订合同，那么制订认证计划时要特别小心，并由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合操作。

（4）制订认证计划

确定余量认证计划是指对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员的分析并提出对策，与其一起确认采购环境之外的供应商认证计划。采购环境之外的社会供应商如没有与企业签订合同，那么制订认证计划时要特别小心，要调查社会供应商的各种情况，并由具有丰富经验的认证计划人员和认证人员联合操作。

5）准备订单计划

准备订单计划也主要包括4个方面的内容：接收市场需求、接收生产需求、准备订单环境资料、制订订单计划说明书。

（1）接收市场需求

首先要弄明白什么是市场需求，市场需求是启动生产供应程序流动的牵引项，要想制订比较准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划，或者是市场销售计划。市场需求的进一步分解便得到生产需求计划。企业的年度销售计划一般在上年的年末制订，并报送至各个相关部门，同时下发到销售部门、计划部门、采购部门，以便指导全年的供应链运转；根据年度计划制订季度、月度的市场销售需求计划。

（2）接收生产需求

生产需求对采购来说可以称为生产物料需求。生产物料需求的时间是根据生产计划产生的，通常生产物料需求计划是订单计划的主要来源。为了便于理解生产物料需求，采购计划人员需要深入熟知生产计划及工艺常识。在MRP系统中，物料需求计划是主生产计划的细化，它主要来源于主生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件。编制物料需求计划的主要步骤包括：

①决定毛需求；