《行政管理》大讲堂第二讲：行政文档管理必备知识
<P> 档案管理是每个公司、企事业单位必不可少的重要管理项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，作为重要的历史与决策依据，尤其现在绝大多数文件都存于电脑，电子文件在整个企事业内部管理更显得重要。</P>
<P>民企老总话档案</P>
<P> <B>万向集团公司董事局主席鲁冠球：</B>
一个企业要稳定持续地发展，应该方方面面都好，协调发展。企业做一天算一天，无所谓档案管理，而真正要把企业做好，档案工作就很重要，不可缺少。档案资料是一种信息。在市场经济条件下，搞好企业需汇集各方面的信息，对决策而言，信息比人才、资金等更重要。计划经济时代，搞企业的是执行者，上面让干什么就干什么，对信息可以不重视。市场经济时代，搞企业的是决策者，决策要根据各种资料、数据、信息，没有资料管理、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。企业越大，越离不开档案工作。
万向过去小，厂里的人、财、物脑子里都很清楚，决策凭记忆就可以。现在企业大了，有31800人，国外就有30家公司，行业很多，交往很多，凭记忆根本不行，连总共有几家公司都搞不清，没有档案许多大问题就处理不了。
档案工作的重要性可以在很多具体的事情中反映出来。美国铁姆肯公司是一家很有影响力的轴承企业，由于万向的产品对他们有冲击，因此，他们提起反倾销诉讼。我们与他们一边打官司，一边卖产品，一边搞合作。官司打了十多次，打得最后，国内只剩下万向等三家还在应诉。在打官司的过程中，就是要靠证据说话，如果档案资料不齐全，没有历年积累的数据，这回肯定吃亏了。万向集团申报中国名牌，需要许多历史资料，档案室把资料汇集好，名牌评审委员会一看就非常清楚，目前，万向是汽车行业唯一的中国名牌。档案工作重要性如果不认识，不过如此，如果认识了，确实是一座金矿，应该通过相互交流，提高认识，使大家重视档案工作，把其作用发挥出来。
<B>省工商联会长、传化集团公司董事长徐冠巨：</B>
对档案工作重要性的认识，要靠民营企业自身的觉悟，档案主管部门也要加强宣传。从传化的经验来看，企业档案是企业发展轨迹的全面、真实的纪录，如企业发展的一些历史性的轨迹，如果只是记忆中有它，史料中没有它的，就会失去凭证作用，与之相关的事就会无法得到佐证。企业档案是企业融资管理的重要凭证，也是企业发展的重要保障。今后社会越来越向规范化、法制化转化，我们很多企业为什么贷款难，就是因为很多企业手续不全，权证档案不规范，事实上很多企业有资产，由于权证档案不规范，这些资产不能作为银行贷款的重要凭证，这就影响了它的再融资和发展。大的方面来说，今后也会产生一系列的纠纷。从这方面来说，在增强档案意识的同时，也就是增强了法制意识，增强了规范意识。
企业档案是人力资源管理的重要依据。人力资源管理是一个企业管理的重要方面，人事档案的管理尤为重要，对人才的培养、发展起到了重要的参考作用。总之，企业档案不仅是为企业发展提供管理、决策的基础性素材，而且可以支撑企业未来发展。作为企业领导平时就要有较强的档案意识，要多一些投入，要从企业的长远利益来着想，这种投入的回报率还是比较高的。
<B>横店集团控股有限公司总裁徐永安：</B>
史料保存，贵在借鉴
<B>娃哈哈集团有限公司董事长宗庆后：</B>
知识经济社会中，企业档案作为现代企业信息工作重要组成部分，发挥着越来越重要的作用。企业档案真实记录和反映了企业各部门经营管理的历史与现状，为企业的生存发展积累了宝贵的财富，是企业生存发展的重要资源。现阶段的企业档案工作，要适应新形势，更新观念，明确工作重点，改变工作方法，运用信息技术，使其真正围绕本企业的生产、经营活动，提高企业经济效益这个中心有效运转。
<B>正泰集团公司董事长南存辉：</B>
企业档案是企业管理的一项基础性工作，也是企业持续健康发展的重要保证。它是企业文化的积淀，也是促进社会发展的重要资源之一。
<B>德力西集团有限公司董事局主席胡成中：</B>
企业档案既是企业发展须臾不可或缺的一种信息资源，也是市场信用不可或缺的一部分。我国国有企业的档案主要是运用强制性法规进行管理的，民营企业尚处于一种探索性阶段。但近年来，随着民营企业的不断壮大，特别是入世后市场竞争的日趋白热化，民企档案管理的重要性便逐步显现出来，由探索性阶段向规范化阶段发展，这对民企来说无疑是一次巨大的尝试与挑战。
<B>华立控股股份有限公司总裁汪力成：</B>
档案是企业员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。档案管理是企业管理工作中重要的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和维护历史真实面貌的基础性工作。完善的档案管理是科学决策的重要支撑，迅速、合理而又科学的决策，离不开事实科学、完善的档案记载。与此同时，信息化对企业档案管理工作提出了一系列新的要求，如何将传统手段与现代化管理技术相结合，充分发挥各自的长处和优势，实现优势互补是今后企业档案管理的发展方向。
<B>纳爱斯集团有限公司总裁庄启传：</B></P>
<P> 档案，是宝贵的财富、历史经验的积累与见证,是人类社会进步的“年轮”。企业档案则是企业成长的内在生命基因，它与创新的结合，促使企业发展。这里的关键在于人们对档案的认识与利用。
<B>海亮集团有限公司董事局主席冯海良：</B>
档案是企业的宝贵财富，它不仅是企业有形资产的依据和证明，更是一种无形资产的依据和证明。利用档案，不仅可以帮助企业进行科学的决策和管理，还能更好地帮助企业树立形象和声誉，使企业资产不断增值。档案工作的好坏直接关系到企业的经济利益。
海亮，经过了15年的风风雨雨，由一个乡镇小作坊发展在为一个现代化的行业龙头企业，海亮人深深地体会到，一个企业要想发展壮大，成就一番事业，绝对离不开档案管理。2003年在国际铜价跌宕起伏、行业竞争异常激烈的情况下，海亮仍然实现销售收入31亿元，比上年增长43.2%。其中的一个重要原因就在于公司利用了十几年来所有铜管棒工艺设计档案和收集到的市场信息，在稳定空调直管和盘管、蚊香管生产的同时，研发了一批适应在卫生洁具和水暖市场的铜棒系列产品，大大拓宽了企业的生存空间，提高了企业的市场竞争能力和抗风险能力。
<B>飞跃集团有限公司董事长邱继宝：</B>
飞跃集团是一家外向型企业，目前出口创汇中50%来自发达国家。特别是产品进入欧美市场后，档案管理工作的重要性更加明显。如每批外商来企业洽谈业务之前，都要我们提供大量的管理类文件。在过去我们都是临时赶场，勉强应付，难免有不尽人意之处。后来我们建立健全了档案管理工作，任何资料只要去档案室，都能使他们十分满意。我们体会到档案工作是企业生产经营中不可缺少且十分重要的一项工作。
<B>升华集团控股有限公司董事长夏士林：</B>
档案是经济和社会发展的重要资源，是企业领导科学决策的重要依据。企业领导只有认识了档案工作，才会关注；只有理解了档案工作，才会重视。我们做档案工作，一定要适应企业经济发展的需要。
<B>西子联合控股公司董事长王水福：</B>
曾经有人问我：“西子发展20多年来，从一个村办小厂发展在为总资产逾40亿元的大型控股公司，你认为你所获得的最大财富是什么？”我说还没有，不过每天我们都在做，我们的目标是打造百年西子，将来一旦实现了这个目标，那么，你将会发现我们最大的财富就是档案资料——这是西子百年的无形资产，是最宝贵的财富！档案工作说到底，就是要通过这样一种记录的方式，使企业组织中个人的智慧变成组织的智慧，从而使企业不断传承下去，最后实现企业的可持续发展，打造百年西子。
<B>华峰集团有限公司总经理陈积勋：</B>
我个人认为要发展民营企业的档案工作，需要一个创新的模式。要把企业的档案工作向信息化管理，科学化管理方面发展，要注重质量和效益，成为一个信息中心，这样才有发展的可能。企业的档案室不仅要履行保管的职责，还要成为为企业发展服务的资料库、智力库、情报库。我觉得档案应该是虚拟的和实物的相结合，历史的和现实的相结合，工作方式以主动的和被动的相结合。如果档案工作能以这样一个模式为框架，依次加入相关内容，伴随着企业的实力的不断雄厚，档案工作的发展空间就会很大。
<B>奥康集团有限公司副总裁吴守忠：</B>
民营企业要建立现代企业制度，必须重视档案管理。如何做好民营企业的档案工作，我觉得可以从以下几个方面入手：首先老板要重视，很多问题需要老板支持。我99年刚到奥康的时候也做过档案工作，体会很深的。其次必须要有专业人员来做，要有专业水平，专业操作。第三，要做好档案工作，必须配备一定的场所，这是开展档案工作的基础。第四，就是建立各项规章制度，做到制度化，规范化，科学化，最终达到现代化。
<B>红蜻蜓集团公司董事长钱金波：</B>
企业的生产、经营、销售、产品开发、设备购置等都会产生各种记录，我们这么大的一个企业，假设没有档案工作的规范管理，那很多东西就无法找到，就会浪费许多时间，就需要花费更多的精力、人力、财力去做重复的事情。当前企业之间的竞争都非常激烈，一些不法厂商为达到不法目的，不择手段纷纷采取“傍名牌”、“搭便车”等方法，假冒侵权行为时有发生，公司在全国范围内开展打假维权工作，我们档案室就提供了完整齐全的原始材料，强有力的证明为公司赢得了良好的声誉。我们集团很注重企业文化，形成了以“从距离中寻求接近”为经营哲学，以“自然、文化、亲和”为风格的独特企业文化。档案室积极对企业文化进行梳理、整合、传播，对中国鞋业界第一本专业的企业文化手册——《红蜻蜓企业文化手册》的面世有很好的推动作用。目前我们计划将建立鞋文化档案馆，对历代历朝的鞋文化进行档案管理，展现中华民族伟大的鞋文化。
<B>舜宇集团公司董事长王文鉴：</B>
企业档案工作的优劣标志着企业的管理素质和文明程度。在瞬息万变的市场竞争中，卓越的档案工作能够及时、全面地为企业生产经营活动提供有效信息资源，是企业服务客户、驾驭市场、赢得效益的不见面的利器。档案这东西，不用不知道，没有不得了！要不断健全包括信用档案在内的档案体系，提高档案工作对企业发展的贡献率。我们要树立档案是企业资产的观点。这些在特定历史条件下形成的物质实体，真实地记录了舜宇创业和发展的过程，包含着全体员工的劳动结晶和智慧成果。是企业独有的原始记录、知识和信息，是无法用金钱买到的资产。
“黄金有价，档案无价！”企业管理是一张立体的网，档案管理作为整个企业管理中的一个网结，看上去是一个很小的点，但它关联着整个企业发展过程中信息源的产生、管理与开发利用，是企业得以正常运转的一个必不可少的链结。企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、节约能耗、减少生产成本、提高经济效益、扩大企业社会知名度等方面起到综合性的作用。</P>
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<P><FONT size=7>文档管理技巧</FONT></P>
<P>中小型企业行政事务</P>
<P>第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条 本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
第三条 归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条 档案的借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续；
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
第六条 档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
第七条 公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条 公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
第十条 公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十一条 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第十二条 公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条 各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。
第十四条 公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。
第十五条 办公用品的购发：
1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室；
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。由部室主任签字领回；
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用；
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作；
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好；
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字；
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十六条 劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
第十七条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条 采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条 物资入库后，应当日填写帐卡。
第二十条 严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。
第二十一条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十二条 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十三条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
第二十四条 报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十五条 报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。 第二十六条 任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。
第二十七条 公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
(一)私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。
(二)所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发；
(三)控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
第二十八条 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
第二十九条 本规定解释权归总经理办公室。
第三十条 本规定从发布之日起生效。</P>
<P><FONT color=#ff0000 size=6>文件管理妙招 文件的废弃</FONT></FONT> </P>
<P> 1、文件废弃系统：保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾，这里介绍一种容易掌握的“废弃四法”。
2、废弃四法：按文件进行废弃；按文件夹进行废弃；按项目进行废弃；按颜色进行废弃。
要点：坚决扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。 </P>
<P><FONT size=6>文件管理妙招 保存期文件</FONT></FONT> </P>
<P> 1、有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，对这样的文件进行保存管理时有必要将其与保管型文件分开。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，因此应采用“保存中心”的形式，进行文件的永久保存和定期保存。
达到的效果：
通过区分办公室内的保存型文件与保管型文件，将利用率低的保存型文件移到成本适中的保存中心，可节约办公室的空间成本，缩短检索时间，提高工作效率。
2、分出定期保存的文件：
（1）把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”和“管理单位”。
（2）建议进行“中心保存”，即将永久保存型文件与定期保存型文件一起放到保存中心。
（3）文件保存到期后立即废弃、扔掉或销毁。
3、分出永久保存的文件
法律规定了保存年限和各种公司的历史性的相关文件等需永久保存的文件资料，可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，如果使用保存型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保存型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立保存中心。
</P>
<P><FONT size=6>文件管理妙招 生成期文件管理</FONT></FONT> </P>
<P> 1、根据文件的流程进行归档：生成期的文件，处于制作、接收、处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。
达到的效果：
（1）分出前后顺序，易于把握个人所做的工作
（2）责任人不在，其他人也能找到
（3）管理者可以把握部门的整体工作并进行管理
（4）可顺序满足公司内外的需要
2、处理中文件的管理
文件－文件套－杂志匣－文件柜（架）
（1）小（细）分类：按事由用文件夹对文件进行分类；按照一件事一个文件套的原则，每个人准备10－20个文件套；按类别或内容将使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的颜色对文件类别进行区分；做到需紧急查询正在使用中的文件时，即使责任人不在也能找到。
（2）中分类：将文件套收集到轻便杂志匣中；把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上；责任人外出或离职时，务必将轻便杂志匣放到“使用中文件架（柜）”上；文件套的取放简单方便，由于可看到文件夹的标签，还易于检索；用标签机或打字机制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类；每个人都备有“使用中的轻便杂志匣”，并在标签处填入人名。
（3）大分类：将轻便杂志匣放在文件架（柜）里；将部门用的文件架（柜）的部分空间划分出来，作为“使用中的文件架（柜）”，可使部门和每个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料；使用开放式文件架，检索、管理都很方便，避免文件私有化。
3、桌面文件的管理
为了方便处理桌面文件，每个人可以在自己的桌面上设置三个文件盒，并用不干胶贴标明“接收”、“处理中”、“处理完”三种文件的使用状态以及自己的名字。这样，既可避免桌面混乱，提高工作效率，又能使上级迅速了解下属的工作状况。即使责任人不在，公司工作也可以顺利开展。
</P></FONT> <P><FONT size=4>保密文档管理</FONT></P>
<P><FONT size=4></FONT> </P>
<P>档案工作基本术语</P>
<P> 1. 范围
本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
本标准运用于档案工作、文书工作及有关领域。
2. 一般概念
2.1 档案 archives
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.2 档案价值 archival value
档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2.3 档案工作 archives work
管理档案和档案事业的活动。
2.4 档案管理 archives management
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
2.5 档案学 archival science
研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
2.6 公共档案 Public archives
国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
2.7 私人档案 private archives
私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。
2.8 文书档案 administrative archives
反映党务、行政管理等活动的档案。
2.9 科学技术档案 scientific and technical archives
反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
2.10 专业档案 specialized archives
反映专门领域活动的档案。
2.11 音像档案 audio-visual archives
记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
2.12 文件 record／document． 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
2.13 电子文件 electronic records
以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
2.14 原件 original document． 最初产生的区别于复制件的原始文件。
2.15 复制件 copy／ duplicated document． 与原件内容相同的复制品。
2.16 文稿 draft／ manuscript
文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。
2.17 文本 text／ version
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
2.18 正本 official text
有规范格式和生效标志的正式文本。
2.19 副本 copy／duplicate
再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。
2.20 手稿 manuscripts
由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
2.21 文种 record type
按性质和用途确定的文件种类的名称。
2.22 档案行政管理部门 archival administrative department
具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。
2.23 档案室 record office
国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。
2.24 档案馆 archives
集中管理特定范围档案的专门机构。
2.24.1 综合档案馆 comprehensive archives
按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。
2.24.2 专业档案馆 specialized archives
管理特定范围专业档案的档案馆。
2.24.3 部门档案馆 department archives
专业主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。
2.24.4 企业档案馆 business archives
企业设置的管理本企业档案的档案馆。
2.24.5 事业单位档案馆 institutional archives
事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。
2.25 档案资料目录中心 archival descriptive information centre
集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。
2.26 文件中心 records centre
介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。
3. 档案收藏
3.1 收集 acquisition/collection
档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的话动。
3.1.1 归档 filling
办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室(馆)保存的过程。
3.1.2 移交 transfer
档案室(馆)等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。</P>
<P> 3.1.3 接收 accession
档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。
3.1.4 征集 acquisition
档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。
3.2 寄存 deposit
档案所有者在保持其法定所有权的清况下，将档案存放在档案馆的行为。
3.3 捐赠 donation
档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。
3.4 交换 exchange
国家(地区)之间，档案部门之间，档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。
3.5 馆藏 holding
档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。
3.6 散存档案 estray
未保存在法定保管处所的档案。
3.7 散失档案 removed archives
从原形成国家(地区)散失到国外的档案。
4. 档案鉴定
4.1 鉴定 appraisal
判定档案真伪和价值的过程。
4.2 保管期限 retention period
对档案划定的存留年限。
4.3 保管期限表 records retention schedule
规定档案保管期限的文件。
4.4 销毁 destruction
经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
4.5 销毁清册 destruction list
登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。
5. 档案整理
5.1 整理 archival arrangement
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
5.2 来源原则 Prinpciple of provenance
把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
5.3 档案实体分类 physical archives c1assification
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
5.4 立档单位 fonds constituting unit
构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
5.5 全宗 fonds
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
5.6 联合全宗 combined fonds
由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。
5.7 汇集全宗 collected fonds
由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。
5.8 全宗群 fonds complex
由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。
5.9 案卷 file
由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
5．10 立卷 filing
将若干文件接形成规律和有机联系组成案卷的过程。
5.11 卷内备考表 file note
卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
5.12 档号 archival code
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
6. 档案检索
6.1 检索 retrieval
存储和查找档案信息的过程。
6.2 编目 cataloguins／description
按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
6.3 档案信息分类 archival Information classification
以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。
6.4 条目 entry
反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。
6.5 著录 description
对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。
6.6 标引 indexing
对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。
6.6.1 分类标引 classified Indexing
对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
6.6.2 主题标引 subject Indexing
对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。
6.6.3 受控标引 controlled Indexing
依据主题词表等控制工具进行的标引。
6.6.4 自由标引 free indexing
不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。</P> <BLOCKQUOTE dir=ltr style="MARGIN-RIGHT: 0px">
<P><FONT size=7>文书管理规则</FONT></P></BLOCKQUOTE>
<P>□ 总则
第一条 目的
为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。
第二条 范围
本规则所称文书管理，指总管理处各部、室、中心或各公司(含事业部、业务执行部 门)与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈)，自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
□ 承办部门
第三条 总收发部门
总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理，各公司(工厂)所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
第四条 管理部门
(一)总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书，以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书，得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。
(二)各公司(工厂)所在地与外界来往属地区性文书，以其所在地之经理室或管理处(或总务部门)为管理部门。
(三)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门。? (四)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者，管理部门不得受理。
第五条 主办及会办部门
(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门则为该项文书的会办部门。
(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。
□ 行文
第六条 行文类别
(一)函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。
(二)公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
(三)便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。
(四)签呈：下级对上级有所请示或报告时使用。
(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。
(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。
(七)其他：
1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。
2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。
第七条 行文名义、署名及印信借用
(一)对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：
1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：
属政策性或影响公司重大权益的行文。
2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：
对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文。
3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章。
①对省政府、市政府所属二级机构等的行文。
②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文。
③对税务、金融机关的行文。
④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。
4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。
对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。
营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。
5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。
营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。
6.以部门名义盖部门章：
①采购部门对厂商的行文。
②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。
7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。
8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。
(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：
1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。
2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。
3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。
4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。?
(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。
(四)特定签署人及印信的文件从其规定。 </P>
<P> (五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。
第八条 行文的判行权限
(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。
(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。
(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。
(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。
(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。
(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。
(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。
(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。
□ 文书处理程式
Ⅰ. 通则
第九条 文书分类
(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。
(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。
(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
第十条 收发文登记单
(一)第一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。
(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。
(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
第十一条 收(发)文字号的制定管理
(一)对外行文的字号
1.公司：X?1X?2(X?3)总字第○○○○号。X?1X?2为公司简称；X?3为地区别，不需分地区者省略；○○○○为公司收(发)文流水号。
2.事业部(含直属部门)：X?1X?2(X?3)X?4字第○○○○号(X?4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。
3.营业部门：由各公司总经理室制定。
(二)对关系企业行文的字号
1.由各公司总经理室统一制定管理。
2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。
(三)收发文编号
1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。"业务接洽便函"另行编定，亦采流水号码一文一号编列。
2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。
3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。
Ⅱ.与外界来往文件
第十二条 收文
(一)登记、分文
来文由收发人员拆封后，于"收(发)文登记单"登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
(二)文件的分送
收发人员分发文件，应留存"收(发)文登记单"第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以"分文专用卷宗"送交经办部门主管核定"要""否"答复及处理期限，记入"收(发)文登记单"第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于"分文专用卷宗"退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
(三)文件交办
经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入"收(发)文登记单"第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。?
(四)文件处理
1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于"收(发)文登记单"第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以"文书签办单"补充，签办单随同"收(发)文登记单"第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将"收(发)文登记单"第三联抽出销案。
3.收发人员收到办妥的来文及"收(发)文登记单"第四、五联时：
①如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。
②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案(如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催)，再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。 </P>
<P> 4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。
第十三条 主动发文
(一)拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附"收(发)文登记单"一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
(二)发文处理
收发人员收到发文文件、原稿"收(发)文登记单"(一式五联)，即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
第十四条 外界复文的处理
收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。
Ⅲ.关系企业来往文件
第十五条 行文方式
(一)正式以公文用纸或油印函件行文者，依本章的规定处理。一般性的规定、通知、
公告等函件无需复文时，发文部门仍办理发文手续，受文部门则依下列方式处理：
1.主管部门对其直辖部门行文时，受文部门免办收文手续。
2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文，其转交所属部门时，所属部门免办收文手续。
3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档。
(二)以"业务接洽便函"行文者，依第十六条规定办理。
(三)各类文书的行文，应就组织层级需要数量一次印发，避免逐级转文重印延误时效。
第十六条 业务接洽便函之处理
(一)发文
经办人发文时，应将接洽内容列记于"业务接洽便函"第一联，并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏，呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署，一并送收发人员编号并记载于"收(发)文编号登记表"再送监印人员用印后，由收发人员将"业务接洽便函"第二、三、四联送交受文部门，第一联则依待复日期之先后整理以备稽催。
(二)收文
受文部门的收发人员收到"业务接洽便函"第二、三、四联，于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载"收(发)文编号登记表"将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后，由收发人员将二、三联交由经办人承办，第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理，以备稽催。
(三)复文
经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期，及预定保存期限(如需签办，则以"文书签办单"办理，签办单连同"业务接洽便函"第三联处理)，经主管判行后，依式填写于第二联，一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期，将第二联送交受文部门(原发文部门)，第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查。如未结案，则第四联按待复日期先后整理以备稽催。
(四)回文处理
发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时，于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案，再一并编定档号填记于档号栏，第一联依发文流水编号的顺序装订存查，第二联依其类别存档，如未结案，第一联需加注复文部门要求的待复日期，并按此日期的先后整理以备稽催，再行复文时，则依发文程序办理。
□ 文书处理方式
第十七条 文书结构
(一)公告：以"主旨""依据""公告事项"三段式斟酌运用。
(二)函、签呈：以"主旨"、"说明"、"办法"、"请求、拟办或建议"三段式斟酌运用。
(三)业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述。
(四)采用语体文以达到"简、浅、明、确"的要求，可用表格处理的尽量利用表格。
第十八条 信函处理
(一)指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再予发还；未能办认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。
(二)指名经副理以上人员的信函，迳送其本人，如系公务文书，再交收发人员依本规则办理。
第十九条 签呈处理
(一)经办人因特殊案件的处理，需签请主管核示时，以签呈用纸缮写一份行之，签呈经核决并依示办妥后应依类别归档。 </P>
<P> (二)经办人签拟后层呈主管核示，如需呈转经(副)理级以上主管核示者(各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者)则于厂(处)长(部、室主管)签示后，由厂(处)、部(室)收发人员登记于"签呈事务备查表"转呈经(副)理以上主管(各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长)核示，于核示后由厂(处)部(室)收发人员转记"批示"情形，呈送厂(处)长(部室主管)核阅后，交由经办人依示办理，但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查。经办人办妥后，将签呈交由厂(处)、部(室)收发人员编定档号填记于签呈及"签呈事务备查表"后，签呈依其类别归档。签呈内容不宜为公众周知者，应指定专人专案签办。
第二十条 合约处理
(一)订立或修改合约时，经办部门拟稿后判行前，应将文稿转送总管理处法律事务室核稿。判行后依业务需要份数送请缮打、校对、用印。
(二)固定格式的合约书其原稿应依前款规定经核稿判行后使用，经办部门使用时依式填写所需份数呈准后，直接送请用印。
（三）合约书签约代表原稿、正本的保管部门规定。
保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档。其他业务有关部门均以副本留存备用。
第二十一条 副本及图书处理
副本视同正式文书，应依规定处理、归档；各类图书应指定部门集中管理。
第二十二条 电报处理
电报视同文书，依本规则办理。
第二十三条 文书处理要点
(一)经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。
(二)为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。
(三)经办、会稿、核稿等人员之答名，应清晰可辨，不得潦草难认。
(四)经办文书应视其轻重而定缓急，如案情涉及其他部门应照会办理，会稿案件会办部门应按速件处理之。
第二十四条 文件处理期限
(一)收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。
(二)分文人员的分文时期，由各公司视其收文数量自行订定。
(三)经办人员的处理期限。
1.速件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则。?
2.一般案件由部门主管斟酌经办人的工作量，指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则。
3.来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕。
4.计划、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。
5.监印人员原则上于当天完成用印。
6.文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。
7.签呈案件，按分层负责的决行层次，由各公司自行订定时限。
第二十五条 文件稽催
(一)经办人如未能如期办妥文件，应于处理期限届满前，经请示部门主管同意后，以口头通知文书收发人员更改处理期限。
(二)收发人员应按日检查催办联，到期未见办妥销案者，应先以口头通知经办部门主管，如再俟一天仍不见办妥销案者，应即以"文书催办单"一式二联，送经办部门主管交由经办人填注"拟完成日期"及"迟延原因"经主管批核后，经办部门自存一份，一份送还收发人员继续依期稽催，收发人员应随时将稽催情形记录于稽催联。
第二十六条 发送方式
文书发送方式分为专送、邮寄(平信、限时、挂号、航空)
电报(寻常、加急、书信、打字)及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
第二十七条 文件递送
(一)呈阅文件的递送方式
文件呈阅、呈判、会办时，如为普通案件以浅灰色卷宗递送，如系机密，紧急或A类案件，则以桔红色卷宗递送。
(二)部门间文件的递送
1.发文及受文部门在同一厂区内，可以文件直接递送，如需签收者，可以自存联送请请受文部门签收后取回稽催。
2.发文及受文部门在不同厂区者，发文部门收发人员需将文件依受文部门地区别以(处)、部(室)为单位装入"内部信封"予以递送，"内部信封"仅书写受文部门的厂、处、部、室名称不另注明经办人姓名，由受文部门收发人员统一拆封分发。
3.各公司于各办公地区应设一文件"寄送中心"，总公司为各公司总经理室，各公司(工厂)所在地为总务部门，各"寄送中心"得规定每日截止收件时间，以便整理集中装运。
4.收发人员将文件递交"寄送中心"后，"寄送中心"人员应将同一受文部门之厂(处)部(室)的文件集中整理，开具"文件递送清单"一式三联，第一联自存，第二、三联
连同文件汇总装入地区别专用"文件袋"寄送。收文地区之"寄送中心"人员收到"文件袋"拆开后，即以"文件递送清单"第二、三联连同文件送交各厂(处)收发人员签收后留存第二联，第三联以当天"文件袋"送还原发文的"寄送中心"存查。 </P>
<P> 5.总管理处各部、室、中心寄送各厂区的文件，一律递交各公司的"寄送中心登记转送。
? 6.总公司各"寄送中心"的"文件袋"，需于下午五时前送交总管理处总务部门统一运寄。
7.原则上文件应随到随送，不得积压，"寄送中心"人员须于每日上午上班后30分钟内将"文件袋"内文件分送各厂(处)、部(室)收发人员签收。
□ 印信
Ⅰ.印信种类?
第二十八条 种类?
(一)公章：各公司向主管机构登记之公司印鉴及特定业务专用之公司印信。
(二)职章：〖ZK(〗1.董事长、各公司总经理刻有公司名衔及职别的印信。
2.刻有职别及特定业务专用的主管印信。
(三)职衔签字章：各公司厂、处长以上主管刻有职衔及签名的印信。
(四)部门章：刻有公司及部门名衔之印信。如为不得对企业外行文之部门，应于部门章上加注"对内专用"之字样。
(五)校对章、骑缝章、附件章：刻有公司名衔及"校对章"或"骑缝章""附件章"等字样之印信。
第二十九条 印信的资料及形式
所有印信均为圆形橡皮质。
Ⅱ.印信使用
第三十条 监印人员
(一)各公司公章及董事长职章之监印人员应签请本企业董事长核定后任用。
(二)特定业务专用的图记及董事长职章、公章、总经理职章之监印人员应签请各公司总经理核定后任用。
(三)各部门主管的职衔签字章及部门章由各部门主管指定监印人员。
(四)监印人员不在时，应由代理人代为监印，代理人的任用应依前三款的规定签准或指派。
第三十一条 印信盖用
(一)行文时应依第八条的规定判行送请监印人员依第七条的规定于函件、文稿及底本上用印。
(二)其他文件需盖用印信者，经办人应填具"盖用印信申请单"一式二联，经呈准后凭以申请用印，监印人员除于文件上用印外，还应于"盖用印信申请单"正面加盖使用的印信，并收存第一联，第二联退回经办部门存查。
第三十二条 印色使用
公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。
Ⅲ.印信管理
第三十三条 印信的核定及制发部门
(一)公章、董事长及各公司总经理之职章及职衔签字章均经总管理处董事长核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
(二)总管理处各部、室、中心的部门章或特定业务之主管职章经各部(室)经理(主任)核定，由总管理处总经理室为管理部门统一制发。
(三)各事业部经理、厂(处)长的职衔签字章、特定业务之主管职章及各部门的部门章经各公司总经理核定由各公司总经理室为管理部门统一制发。
第三十四条 印信登记
业务主办部门需用特定印信或业务专用印信向有关主管机构报备时，该印信的登记、更换、撤销等的手续，均由该主办部门办理。
第三十五条 印信申请
(一)印信制发的申请
因业务需要或组织变更，由主办部门填具"请(制)发印信申请表"一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条的规定呈请核定后由管理部门制发。
（二)印信换发的申请
1.印信的印文磨损申请换发时，由监印人员填具"请(换)发印信申请表"一份，于备注栏拓具印模，叙明制发日期，送会印信管理部门依本规定第三十三条规定呈请核定后由管理部门换发。
2.原有废旧印信应于换发的印信收到后一周内，由监印人员依本规则第三十六条的规定办理。
(三)印信补发的申请
1.印信毁损或遗失时，监印人员除向该印信登记机构报备并依法公告作废外，应填具"请(补)发印信申请表"一份，于备注栏叙明原印的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，并会印信管理部门依本规则第三十三条规定呈经核定后，由管理部门补发。
2.补发印信的文字体应有异于原印信，以资区别。
3.遗失的印信寻获时，应即交由监印人员于二日内依本规定第三十六条规定办理。
(四)印信增刊的申请
1.一种印信以制发一枚为原则，但如因业务需要或受地区限制需增刊者，由业务主办部门依本条第一款规则申请。
2.增刊的印信应由管理部门斟酌实情设法加以区别。
第三十六章 印信缴销
(一)废旧、撤销或遗失寻获的印信，应由监印人员填具"缴销印信申请表"一份，送会印信管理部门依本规则第三十三条之规定呈经核定后，检具缴销之印信，送缴管理部门
撤销。
(二)印信管理部门收到缴销的印信，即斟酌实情予以保存或截角注销。
第三十七条 印信管理
(一)各种印信由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情事由监印人员负完全责任。
(二)印信管理部门应指定专人负责印信之制发、换发、补发、稽查等管理工作，并设立"印信登记表"拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理。
(三)印信不固定换发年限，印信管理人员每年至少应稽查一次。
(四)主管、监印人员或印信管理人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送印信管理部门。 </P>
<P> □ 档案管理
Ⅰ.管理部门
第三十八条 管理部门
(一)文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原搞须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。
(二)各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
Ⅱ.整理与分类
第三十九条 文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收：
(一)检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
(二)文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。
(三)文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
(四)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
(五)有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。
第四十条 文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
(一)中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
(二)右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
(三)文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四十一条 档案分类
(一) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
(二)档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级"细类"。如案件不多，亦可仅使用"部门"及"大类"或"小类"二级。?
(三)同一"小类"(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设"卷次"编号，以便查考。
(四)每一档夹封面内页应设"目次表"，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个"目次"编号为原则。
(五)档号之表示方式如下
A?1A?2--B?1B?2C?1C?2D?1--E?1E?2
?A?1A?2为经办部门代号，B?1B?2为大类号，C?1C?2为小类号。D?1为档卷卷次，E?1E?2为档案目次。
第四十二条 档案名称及编号
(一)档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
(二)各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
(三)档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
(四)档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。
(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第四十三条 档号编定
(一)案件如系新案，应就"档案分类编号表"，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
(二)案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
(三)档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。
(四)档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
Ⅲ.归档与档案清理
第四十四条 保存期限
(一)归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用"见出纸"注明目次号码，以便翻阅。
(二)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第四十五条 保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
(一)永久保存：1.公司章程；2.股东名簿；3.组织规程及办事细则；4.董事会及股东会纪录；5.财务报表；6.政府机关核准文件；7.不动产所有权状及其他债权凭证；8.工程设计图；9.其他经核定须永久保存的文书。
(二)10年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。
(三)5年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。
(四)1年保存：结案后无长期保存必要者。
(五)规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
第四十六条 档卷清理
(一)管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依第四十五条的规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目次表之附注栏内注明销毁日期。 </P>
<P> (二)保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将"收(发)文登记单"第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。
Ⅳ.调卷
第四十七条 调卷程序
(一)各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具"调卷单"经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。
(二)管档人员接到"调卷单"经核查后，取出该项档案，并于"调卷单"上填注借出日期，将档案交与调卷人员。"调卷单"则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。
(三)于档案室当场借阅者，得免填"调卷单"。
(四)档案归还时，经管档人员核查无讹并于"调卷单"填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。"调卷单"由管档人员留存备查。
第四十八条 调卷管理
(一)"调卷单"以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。
(二)调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负二责处理。
(三)调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。
(四)调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。
□ 机密文件
第四十九条 范围
(一)生产设备设计图：具有专利性与独特性之机械设计图，以及生产设备布置图。
(二) 技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料。
(三) 业务性之资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。
(四)其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。
第五十条 保管部门
(一)外来机密文件应以各公司总经理室为保管部门；经各公司总经理核准得于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经(副)理室或总经理指定之部门为保管部门。
(二)属技术、开发、工务、营业等部门自行建立之专业性机密文件，应以各事业部经理室或厂区文书管理部门为保管部门。
(三)总管理处各部、室、中心之机密文件，属各该部门承办之专责性质者，应以各该部、室、中心为保管部门。
(四)各保管部门应指定专人经各公司总经理核定(总管理处由总经理核定)，负责机密文件收发、登记及归档等事务。
第五十一条 外来机密文件处理
(一)外来机密文件由代表公司取得该文件的人员径送该公司总经理室机密文件保管人员，以"收(发)文登记单"一式五联登记，呈请总经理核派经办人(主办人)及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依第四章之规定流程处理。唯其递送均应亲自为之，不得假手他人。
(二)若文件内容影响公司权益重大时，保管人员于文件分类办理时，应以影本为之，原文件由保管人员妥藏。
(三)主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以"文件传递记录卡"注明时间、用途由经办人签章后，"文件传递记录卡"由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班(或完工)时主办人应负责将密件收回，并于"文件传递记录卡"填注收回时间，由经办人签认后随"收(发)文登记单"第五联与密件一并归档。
(四)密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交予文书管理部门收发人员寄送。
第五十二条 自创之专业性机密文件处理
(一)隶属性技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目之业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理。
(二)前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制翌月的"工作计划表"写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。
第五十三条 经办方式
(一)经办人应于办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示于他人，处理期间并应妥善收存，防止他人轻易取得或翻阅。
(二)经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。
(三)经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管(专业性机密文件得呈厂、处长)核准后为的。
(四)经办人如未能于规定期限内处理完竣，应于到期前签呈交办之主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。
第五十四条 归档
(一)外来机密文件于主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同"收(发)文登记单"第四、五联及"文件传递记录卡"送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入"机密文件保管备查簿"，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。
(二)内部自行建立之机密文件，经办人办妥并经厂、处长核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预定保存期限等填入"机密文件送件单"，随文件送交保管人员编定档号并签收后，"机密文件送件单"退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入"机密文件保管备查簿"。
第五十五条 档案整理
(一)保管人员应将每月增加的机密文件，于翌月五日前填更"机密文件增列表"呈总经理(专业性者呈经理)核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具"机密文件销毁表"呈报总经理(专业性者呈经理)核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。
(二)保管人员应于每月底查对"机密文件增列表"及"出国计划书"或"工作计划表"，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。
(三)机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。
第五十六条 调卷
(一)各部门需调阅机密文件时，除依第四十八条规定方式办理外，经办人填具"调卷单"注明调阅期间及用途，应经调阅部门厂处长证明并送保管部门主管同意后，始得调卷。
(二)保管人员接到经核准之"调卷单"，应即开立"文件传递记录卡"一份，连同密件交予调卷人签收后，"文件传递记录卡"由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记于"文件传递记录卡"并经调卷人签认后一并存档。
第五十七条 副本
机密文件需影、复印时，应呈经理以上主管(专业性者呈厂处长以上主管)核准后，交由保管人员印发，并将份数登记于"机密文件保管备查簿"；副本(含复印件)视同正本依本规则的规定办理。
第五十八条 文件管理
经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理规则第十四条或第三十六条的规定议处：
(一)拆散原案显有弊端者。
(二)原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
(三)擅自将文件携带外出，转借或出示于人及其他宣泄机密情事者。
(四)调卷逾期拒不归还而不申述理由者。
(五)擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。
(六)文件分办传递时，未以"文件传递记录卡"记载或未于分办当日下班(或完工)时收回(缴回)妥藏者。
□ 附则
第五十九条 文件处理日数的统计
(一)各收发人员根据"收(发)文登记单"第一联，业务接洽便函第一联(发文)及第四联(收文)分别造具"文件处理统计表"一式二份，于翌月五日前，一份呈送经理核阅后存经理室备查(全公司的"文件处理统计表"应呈总经理核阅后存总经理室备查)，一份自存。
(二)处理日数计算标准
1.收文案件：自总收文之日起至复文发出或文件归档之日止，所需日数扣除例假日后为实际处理日数。
2.发文案件：自文件发出之日起至其销案之日止，所需日数扣除例假日后，为实际处理日数。
第六十条 文书用纸?
(一)对关系企业外机构之行文以公文用纸为之。对客户或厂商行文得以印有公司名衔的书函。
(二)关系企业内部各部门间的行文以"业务接洽便函"为之，但公司间的行文亦得以公文用纸。
(三)电报以电报专用纸。
(四)签呈以签呈专用纸。
第六十一条 文件处理之稽查
各公司总经理室应不定期派员稽查各部门之文书处理情形并随时予以辅导，如有异常应即通知经办部门主管处理之。
第六十二条 实施与修改
本办法经营决策委员会通过后实施，修改时亦同。</P>
<P><FONT size=7>文书管理制度</FONT></P><P align=center>第一章 总则</P><P>
第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高企业管理工作的效率，特制定本制度。
第二条 本制度所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议诀议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。
第三条 全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。
第四条 必须严格保守文书的机密。
第五条 文书按下列要点处置或办理：
1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。
2.即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。
第六条 文书的管理原则规定如下：
1.文书的收发、领取与寄送，原则上由公司行政部负责。
2.公司分支机构的文书管理，另有文书管理细则作出规定。</P><P>第二章 文书的收发
第七条 到达文书全部由行政部门接收，并按下列要点处置：
1.一般文书予以启封，分送各部门。
2.私人文书不必开启，直接送收信人。
3.分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部</P><P> 第三章 文书的处理
第八条 文书按机密程度可分为以下几类：
1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
2.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
3.机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
4.普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
5.传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。
第九条 普通文书的处理原则如下：
1.由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。
2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
3.各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。
第十条 机密文书的处理原则如下：
1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
2.指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。
3.到达的指名或亲启文书，由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。
第十一条 文书的阅览原则如下：
1.某文书被阅览后，阅览者必须签定，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。
2.有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记表”，按“传阅登记表”规定栏目填写，并最终交还负责人员。
第十二条 与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由行政部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示公司领导，由公司裁决。
</P> <P><FONT size=7>某公司办公行为规范</FONT></FONT> </P>
<P> <b><FONT color=#990000>第一章 总则
</FONT></b> 第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
<b><FONT color=#990000>第二章 细则
</FONT></b>
<b>第二条 服务规范
</b>
1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。
2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。
5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
<b>第三条 办公秩序
</b>
1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。
2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。
3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。
4. 部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
5. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
<b><FONT color=#990000>第三章 责任</FONT></b>
本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。
</P> 顶 谢谢徐老师,这么好的资料,谢谢!!!!!! 学习学习。。。。。
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