职业人士必备技能训练《高效的会议管理技巧》
职业人士必备技能训练 《高效的会议管理技巧》高效的会议管理技巧（上）
第一节 引言
【本讲重点】
?◇会议的成本
?◇明确会议目的
?◇会议的形式
?◇会议目的和形式相符
会议的成本
一个会议的成本＝（工资＋日常开支＋找不到你的人的工资）×人数×会议时间＋会议本身支出
（１）工资：参加会议人的工资。
（２）日常开支：参加会议人的日常开支。
（３）找不到你的人的工资：如果你是人力资源部经理，可能今天有员工要办入职手续，或者一个部门经理希望有一个员工调到其岗位上，因为你要去开会，这些人都找不到你。找不到你的人的工资指的就是这部分人的工资。
（４）人数：参加会议的人数。
（５）会议时间：会议持续的时间，半天、一天等。
（６）会议本身支出：会议本身的支出，包括场地租用费、辅助器材租用费等等。
【自检】
如果有一个５人参加的会议，会议的时间是半天，参加会议的每人的工资是１００元?天，场租是２００元?半天，参加会议的人的日常开支是２０元?天，开会时，共有三个人需要找正在开会的人办事，这三个人每人的工资是１００元/天。请你计算这个会议的成本。假如这是一个无效的会议，会浪费多少时间（以每人八小时工作制为标准计算）？
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答案
第二节 会议的目的
明确会议目的
从一开始就要明确会议的目的，如果不开会也能解决问题，就取消会议。
１．考虑目的
（１）透露信息或提供意见。
（２）发布指示。
（３）提出申诉和仲裁。
（４）作出决定或贯彻决定。
（５）激发创意。
（６）提出建议，进行讨论，并做出最终决定。
（７）商务展示。
２．考虑细节
（１）会议要开多长。
（２）哪几个问题需要讨论。
（３）分配给每个问题的时间。
（４）做决定、总结的时间。
（５）休息时间。
（６）有必要邀请权威的与会者出席。
（７）定期检查例行会议的实用目的。
３．其他需要考虑事项
（１）评估个人目标。
（２）会议目标与你个人的目标是否相符。
（３）也许你只要参加会议的一部分。
保密事宜
如果会上要讨论保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当地处理，并且在会外也应该获得足够的重视。
４．明确会议的目的
（１）强调目标
（２）明确会议目的程序
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图７－１明确会议的目的
【自检】
请回答以下问题，以判断你是否具备会议管理的基本能力
（１）每个人都明白会议的基本目的吗？
（２）是否要求每个人都要出席整个会议？
（３）是否有比开会更好的方法来提出问题？
（４）是否漏掉了重要的人？
（５）使用各种视觉辅助手段是否有利于会议？
第三节 会议的形式
会议的形式
·非正式会议
·正式会议
·变革中的会议方式
１．非正式会议
（１）布置环境
非正式会议对环境布置没有严格的要求，一般会址选在小会议室、休息室等气氛相对轻松的场所，甚至也可以在走廊开非正式会议。
（２）几种非正式会议的特点
①临时会议
·不多于３－４人
·小问题?紧急问题的解决
·轻松的表情及肢体语言
·迅速做出决定
②小型非正式会议特点
·通过讨论来解决问题，提供反馈
·讨论争议，多用鼓励性的目光接触来帮助你保持对会议的控制
③头脑风暴型非正式会议
·产生新想法
·灵活的创意
·事先说明会议的目的和时间限制
·轮流发言
·避免评论或批评
·判断这些想法的可行性
２．正式会议
表７－１正式会议的形式
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３．变革中的会议方式
随着科技的进步，现在出现了很多新形式的会议，会议的管理者不妨多试一试。
（１）电话会议
在开区域代理商会议时，采用电话会议的形式可以大大降低会议成本，因为各代理商只要在当地就能参加会议，不需要集中到某一地。电话会议的设备操作简单，便于掌握，与会各方虽然身处各地，但同样能达到大家聚集在一块开会的效果。
（２）视频会议
视频会议即通过互联网召开会议。通过互联网传输视频文件和声音文件，使与会各方能够彼此看到，听到声音。
（３）Ｅ－ｍａｉｌ
如果习惯用Ｅ－ｍａｉｌ的方式进行交流，建议使用Ｏｕｔｌｏｏｋ２０００，该软件能够使你监测到会议的效果及参与人，以及未来把控会议的进度。
【自检】
随着技术的进步，出现了新的会议形式，你组织或者参加过新型的会议吗？你认为该如何利用新型的会议形式发挥会议的最佳效果？
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会议目的和形式相符
表７－２会议的目的与形式
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【自检】
会议的目的必须与会议的形式相符，因为会议的形式往往关系到会议的目的是否能够实现或者在多大程度上能够实现，如果让你组织一次会议，你将如何做到会议形式与目的相符？
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【本讲总结】
也许很多人认为，我们平时的工作会议是不需要花钱的，是没有成本的。但是事实并非如此，即使是日常的工作会议也是有成本的。所以在打算开会之前，先要算一算经济账，这个会议值多少钱？如果会议的投入大于产出的话，最好取消会议，用别的方式解决问题。
【心得体会】
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会议的技巧（下）
【本讲重点】
?◇举行会议
?◇关于ＧＥ会议的案例
?◇准备会议
?◇出席会议
举行会议
１．不要离题
要使会议不离主题，会前最好明确以下两点：
（１）思考在前
■传阅议程及相关资料。
■会前争取可能的同盟的支持。
（２）避免陷阱
■确保在会议之前明确会议的目的。
■当与会者偏离议题时提醒他们。
２．举行会议
在会议进行的各个环节上，都有可能出现一些消极的行为，它们会影响会议的进程和效果，甚至使会议根本没法进行下去，对此我们要心中有数，采取积极的行为，杜绝消极的行为。
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图８－１举行会议
第二节 GE高效会议的案例解析
关于ＧＥ会议的案例
１．背景
现在ＧＥ有１２个事业部，而杰克·韦尔奇在接手之初有３００多个事业部，ＧＥ以前崇尚的理念是管理、监督、组织、调控，这种传统的管理思想在ＧＥ根深蒂固，所以ＧＥ有非常多的职级，从下到上有十几级，他们靠监督和指导使ＧＥ这个庞大体系运转。杰克·韦尔奇管理ＧＥ以后，提出ＧＥ最不需要的就是管理，管理唯一需要做的工作就是简化再简化，ＧＥ真正要做的事情就是让员工能够真正发挥出积极性。杰克·韦尔奇认为解决的办法只有一个，就是：公司的全体员工和公司一起合力促进，合成一股力量，改变公司的官僚作风，使ＧＥ运转更加高效，更能适应这个变革的时代。
（１）杰克·韦尔奇在ＧＥ里做的一项工作跟会议有关，叫合力促进会议。
（２）合力促进———为彻底清除存在于通用电气的任何低效能的障碍，实现的方法就是———全体员工的“合力促进”。
（３）实现目标的两个前提
■员工必须能够有机会当面向上司提出意见和建议。
■员工的问题必须得到相应的解答，而且是尽可能地当场解答。
２．解决方案———合力促进会议
（１）合力促进会议
表８－１合力促进会议
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（２）合力促进会议的７个步骤
■选择需要讨论的问题。
■从各岗位上挑选合适的人员，组成解决问题小组。
■推举一位某项建议的“领袖”，他将负责合理促进行动计划的整个过程。
■举行为期三天的团队会议，提出改善工作流程的意见和建议。
■与有关管理人员会谈，并由该管理人员现场解答及讨论建议的可行性。
■在实施各项建议的过程中，可以举行更多的交流会议。
■保证各项建议的按时完成。
【自检】
ＧＥ的合力促进会议与你组织或参加过的会议最显著的不同点是什么？该如何改进？
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准备会议
１．邀请与会者
■考虑与会者在一个小组环境中如何工作。
■排定会议时间要考虑旅行时间。
■如果有人不能出席，就重新安排会议。
■议程的每个项目旁列出发言者的姓名。
与会者的贡献
·提供信息。他们是否有供分享的信息？例如，一位销售经理报告客户的反应。
·提供建议。他们能否提供特殊的意见或信息？
·提供特殊专长。他们的专业身份是否有用？例如，处理合同争议的律师。
·授权行动。他们能否实施已获得同意的行动？例如，在一个预算会议上的一位财务主管。
有鉴于此，应做到：
■必须明确通知与会者关于会议的日期、时间、地点和会议的目的。
■与会者应当明白他们将对会议作出哪些贡献。
■会前向全体与会者提供书面的背景材料。
２．准备议程
（１）编排议程
■避免在一天的情绪低落时段内开会，例如午餐之后。
■保证将议程的任何改变都通知会议主席。
■议程应尽可能简短。
■试将议程限于一页纸。
■先讨论最重要的问题，此时与会者最精神。
（２）构想议程
■议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。
■目的明确。
■全体与会者需要确切知道会议对他们的要求。
■把类似的议题放在一起，分配给每一项的时间应体现出它们的优先次序。
■无人介意提早结束会议，但是会议超时令人不快。
３．分发议程（议程草案和最终议程）
■决定需要在会上提出的问题。
■将议程初稿发给全体与会者，征求他们关于其他项目的建议。
■将建议汇总到下一草案中。
■重新在全体与会者中传阅议程，征求他们的同意并定稿。
４．确定地点
不同类型的会议需要不同的会议场所，正确选择会议场所能达到最佳的会议效果。各种类型会议场所的特点：
表８－２各种会议场所及其优缺点
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５．安排座位
会议的管理者应该有一个概念———什么样的会议目的采取什么样的座位安排方式。
（１）一对一形式的排座
这种安排座位形式适用于小型会议。一对一形式有三种安排座位的方式，而这三种方式分别包含着三种暗示。
暗示一：支持性
即彼此之间是一种互相支持的关系。如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角的两边就座，这有助于消除障碍，并且可以进行目光接触。
暗示二：合作性
即彼此之间是一种合作关系。坐在另一个人的旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。
暗示三：面对面
即两个人分别坐在桌子的两边。坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自如。
（２）按等级排座
在召开正式会议的时候，会议的安排者应该充分考虑到与会者的等级，根据与会者的等级和商务礼仪的规范安排分组就座。如果会议室的桌子是长条型的，那么短边最靠里的位置是最尊贵的位置。应该把最重要的与会人物安排在此位置上。一般会让老总坐在这个位置上，秘书一定要安排在老总的右手边。
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图８－２显示等级的座位安排
（３）按角色排座
按角色来排座应该注意几个关键性的会议角色：第一个是主席，他是主持会议的，主席的位置决定了其他座位的意义。与会者往往有几种人，一个是支持者，一个是反对者，还有一个是观望者。通过合理安排这三种人的座位，帮助你达到会议的目的。对于有争议的会议，通过座位安排把派系分开，避免让观点相反或观点十分相近的相邻而座，这样，有利于使观点分明，防止讨论离题。可根据你了解和分析的与会者对所要讨论问题的观点，规划座位的安排。目光接触对于向自己的成员表示下一步将做什么是很重要的，谁应该与谁进行目光接触，相应安排他们的座位。
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图８－３运用策略排座
６．会议用品
会前检查会议用品是否准备妥当，主要检查：
■茶饮
■休息室、吸烟处
■停车位
■资料
■设备、通讯
■书写工具
【自检】
填写下表，检查你的会议是否准备好了？
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出席会议
１．积极参与
会议的参与者应该积极参与到会议中来，收集信息，辨认对立方。
２．外表与讲话
会议参与者的外表应该与会议的类型及目的相适应。会议的参与者在会前要做好有关会议的信息收集工作，了解与会人员，辨认对立方，这样才能获得信心，积极地参与到会议中来。
３．倾听发言
（１）好的聆听看上去注意力集中，目光与发言者接触，不打断别人，并表示出对发言内容很感兴趣。
（２）与会者在会场上交头接耳或坐立不安，使倾听发言的人感到不快。
（３）对于无关的讨论，在刚开始时就应当进行劝阻。
（４）不仅用耳倾听，还要“倾听”人们的身体语言。
４．处理问题
（１）为了使每个会议取得成功，担当起个人的责任。
（２）鼓励与会者在例行会议上轮流担任主席。
（３）若你拒绝一个动议，至少找出一个可取得一致的领域。
（４）作为主席，应该让大家讲出所有观点。
５．做备忘录
（１）备忘录应当简短，并应写成笔记形式。
（２）及时递交备忘录可以促进对讨论的事项采取果断行动。
（３）若会议秘书对一个问题不太清楚，应当与主席进行讨论。
（４）备忘录应能让缺席者完全理解。
６．分发和跟踪备忘录
（１）确保主席批准备忘录。
（２）会议结束的一两天内分发备忘录。
（３）在两个会议之间跟踪那些要采取的行动。
（４）利用备忘录就正在进行的事项编一个情况报告，与下次会议的议程一起传阅。
（５）每次会议上，批准上次会议的备忘录，与出席者一起核实它们的正确性。
【本讲总结】
会议是沟通协调的一个重要手段，也是公开表达意见的场所，通过举行会议及参加会议，能够听取意见，获得资讯。但是，如果不懂得会议管理技巧，会议往往会变得毫无意义，反而浪费大量的时间。因此，要想真正发挥会议的作用，必需明确会议目的，做好会前准备。参加会议者要想达到参加会议的目的，也必须做好参加会议的准备。同时，会后的后续工作也很重要。
【心得体会】
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